Wissen · Orientierung
E-Rechnung empfangen seit 2025
Dieser Text ordnet öffentlich zugängliche Regeln ein. Er ist keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung und keine Anleitung für Ihren Einzelfall. Stand der hier genannten Punkte: Recherche zum Werkbuch Finanzamt-klar, Abruf 1. September 2026. Gesetze und FAQ-Texte können sich ändern.
Bitte so lesen: Wenn ein Satz in Ihrem Fall nicht passt, gelten Gesetz, Verwaltungsanweisung und — wo nötig — der Rat einer zur Hilfeleistung in Steuersachen befugten Person. Digilisator übernimmt kein Mandat.
Was seit dem 1. Januar 2025 „E-Rechnung“ heißt
Im Umsatzsteuerrecht ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF per E-Mail ist danach in der Regel eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung.
Als Beispiele für geeignete Formate nennt das Bundesministerium der Finanzen unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Hybridformaten (PDF plus eingebettetes XML) ist der strukturierte Teil führend.
Empfangen und versenden sind zwei Kalender
Für inländische Unternehmer gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Empfangspflicht. Laut BMF-FAQ gibt es dafür keine Empfangsausnahme; auch Kleinunternehmer müssen empfangen können. Der Empfangsweg ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die FAQ hält fest, dass ein E-Mail-Postfach für den Empfang ausreicht.
Die Versandpflicht ist gestaffelt (Übergang in § 27 Abs. 38 UStG, erläutert in der BMF-FAQ). Empfang und Versand nicht in denselben Satz pressen: 2026 können viele Aussteller noch sonstige Rechnungen nutzen, während Empfänger E-Rechnungen annehmen können müssen. Ob und wann Sie selbst versenden müssen, hängt von Ihrem Fall ab — das entscheidet dieser Kurztext nicht.
Was „empfangen können“ in der Praxis meint
Aus der Definition, dass eine E-Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, folgen laut BMF-FAQ keine weitergehenden Pflichten zur tatsächlichen Automatisierung. Orientierung, keine Checkliste für Ihr Unternehmen:
| Oft gemeint | Nicht automatisch gemeint |
|---|---|
| Eine erreichbare Adresse für den Eingang | Ein bestimmtes Netz oder Portal |
| Die Datei im Originalformat behalten | Sofort in eine Buchhaltungssoftware importieren |
| Lesbar machen können (Viewer) | Täglich visualisieren |
| Den strukturierten Teil unversehrt aufbewahren | Eine „GoBD-zertifizierte“ Cloud kaufen (eine amtliche Zertifizierung durch das BMF gibt es so nicht) |
XRechnungen sind XML-Dateien ohne eingebettetes PDF. Das ELSTER-Angebot stellt einen Viewer bereit: www.e-rechnung.elster.de.
Aufbewahrung — kurz und ohne Mythos
§ 14b Abs. 1 UStG verlangt das Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung für acht Jahre. Der strukturierte Teil soll so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in ursprünglicher Form vorliegt (BMF-FAQ). Die früher oft zitierten zehn Jahre für Rechnungen sind für diesen Punkt veraltet. Andere Unterlagen nach der Abgabenordnung können andere Fristen haben — das ist ein eigener Themenkreis.
Was dieser Artikel bewusst nicht sagt
- kein Startdatum für ein gesetzlich vorgesehenes Meldesystem („zu gegebener Zeit“ laut BMF-FAQ);
- keine Software-Empfehlung und kein Affiliate-Vergleich;
- keine Aussage, dass Ihr Setup „Bußgeld-frei“ oder „GoBD-zertifiziert“ sei;
- keine Entscheidung, ob Sie 2026, 2027 oder 2028 E-Rechnungen versenden müssen.
Ausführlicher, mit Arbeitsblättern: das Werkbuch Finanzamt-klar 2026/27. Auch das Buch ist keine Beratung.
Quellen
- BMF-FAQ E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html (Seite datiert 23.03.2026, Abruf 1.9.2026 im Quellenfreeze von Finanzamt-klar)
- § 14 UStG: gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG: gesetze-im-internet.de
- § 27 UStG (Übergang): gesetze-im-internet.de
- ELSTER-Viewer: e-rechnung.elster.de
Letzte redaktionelle Fassung dieser Seite: 4. September 2026. Kein automatisches Rechts-Update.